Jak to zwykle bywa w naszych artykułach skupiamy się na obszarze zarządzania zasobami w przemyśle. Jak to nazwiemy – asset management, Enterprise Asset Management, rozliczenia, dostawy, magazyny na budowach to jest zawsze to samo. W pełni przeliczalny i odpowiedzialny sposób przekazać informację o tym ile tego czegoś jest na placu budowy, czy to zostało już zabudowane, czy dotarło od dostawców i gdzie (do diabła) to leży na budowie oraz czy nie trzeba tego zwrócić do dostawcy, bo płacimy za każdy dzień dzierżawy.

Do czego wykorzystywany jest Excel

Czy to budowa czy zakład produkcyjny, to w każdym z tych miejsc nie będę kłamał króluje arkusz kalkulacyjny – czy to Microsoft(R) Excel(TM) czy coś innego (rzadko) ale praktycznie w każdym takim miejscu pojawia się takie narzędzie, setki kolumn, nierzadko setki taki plików które coś liczą, coś pokazują. Wynika to z tego, że bardzo często pracownicy na budowie/zakładzie muszą sobie jakoś radzić z tymi zadaniami. Systemy ERP skupiają się na danych księgowych, finansach – tej twardej gotówce, wszystkie elementy zarządzające zasobami są dla nich tylko rozszerzeniem głównego celu biznesowego. To powoduje, że sprawdzają się w zarządzaniu finansowym ale nie bardzo pomagają pracownikom na pierwszej linii walki z tym, aby mieć pełną kontrolę nad rzeczywistym inwentarzem za który odpowiadają. Dlatego arkusz kalkulacyjny. Coś jak baza danych, coś jak przelicznik i kalkulator w jednym.

Dlaczego Excel a nie coś innego

Arkusze takie aktualizowane są często, ale też prawie nigdy. Nad jednym dokumentem pracuje jedna osoba, ale też może kilka. Dane mogą tam zmieniać się w znaczny sposób albo wcale. Ludzie przyzwyczaili się do tego narzędzia – w końcu pierwsza wersja aplikacji Excel pojawiła się w 1985 roku!. Każdy w miarę wie jak wygląda, każdy z nim miał do czynienia, jest w firmie kilku magików, którzy potrafią wprowadzić takie formuły że Ah/Wow! Jest też tanią, prostą alternatywą dla innych programów i baz danych. Przechowa informacje a nawet coś policzy i zrobi ładny wykres.

Wady takiego podejścia

Niemniej każdy, kto używał tego typu narzędzi w poważniejszych zastosowaniach gdzie dane zmieniają się znacznie, gdzie pracuje nad danymi wiele osób wie że często praca może wyglądać tak: na początku jest fajnie, potem zaczyna być coraz ciężej, formuły się wysypują, pracownik który miał coś wprowadzać dodatkowo uszkodził inne dane, a na końcu po pół roku używania arkusza na dysku dzielonym dzieje się „coś” i plik jest uszkodzony. Mamy do tego kopie pliku (bo a nuż coś się zepsuje) i pracujemy w końcu na 15 wersjach rozrzuconych po dyskach użytkowników.

Czy można to zrealizować inaczej ? Czy zawsze musi to być rozmowa o rozbudowie dużego systemu ERP lub wdrożenie ogromnego systemu EAM od bardzo, ale to bardzo znanego dostawcy z wdrożeniem, które trwa kilka lat ?

Czy można inaczej i dlaczego AMAGE

Wydaje nam się, że można. Nasze rozwiązania od samego początku kierowane są do użytkowników wymienionych wcześniej. Takich, którzy oczekują nie tylko arkusza kalkulacyjnego, ale narzędzia które zapanuje nad tymi danymi. Zawsze projektowaliśmy nasz system w taki sposób, aby mógł być on na tyle elastyczny, aby poradził sobie z różnym zakresem danych. Między innymi dlatego system AMAGE kierowany jest nie tylko do branży budowlanej ale też znajduje zastosowanie w dalszym etapie życia zakładu – w obszarze zarządzania zasobami i utrzymaniem ruchu. Ale to w innym artykule. Tutaj skupmy się na tym, co dostarczamy placom budów.

Zalety nowego rozwiązania – organizacyjne, finansowe, techniczne

Nasze narzędzia pozwalają podzielić zadania na wiele osób. Nie tylko z jednego obszaru (np. koordynatorzy) ale też przekazać dostęp do danych, ale też obowiązek dostarczania informacji na wszystkie osoby uczestniczące w tym procesie. Czy jest to zarządzanie dzierżawami szalunków, czy jest to zarządzanie najmem urządzeń drobnych czy też nadzór nad montażami konstrukcji elektrycznych. W każdym z tych obszarów z danych korzysta i dane te wprowadza każdy, kto był wcześniej uczestnikiem tego procesu. Daje to niezaprzeczalną zaletę – nie mamy już jednego excela, którego koordynator obszaru napełniał danymi często w sposób żmudny i czasochłonny. Teraz te dane dostarczają ludzie, którzy są bezpośrednio na placu budowy. Interfejsy są tak zaprojektowane, aby po krótkim przeszkoleniu nie zajmowało im to więcej niż kilkanaście sekund. Wiemy, że czas na budowie jest cenny i skupiamy się na tym, aby te czynności były jak najszybsze i najprostsze, jednak aby dostarczały tych informacji w sposób ciągły.

W ten sposób system AMAGE, rozprasza tworzenie oraz analizę informacji. Główni koordynatorzy obszarów dostają wtedy tylko informacje o zdarzeniach, które są dla nich istotne i które pozwalają im kontrolować proces. Czy to wizualizacje, raporty, komunikaty o konieczności podjęcia decyzji. Wszystko jest również dostępne na telefonie/tablecie co znacznie ułatwia prace i koordynację działań. Co ważne nasz system również integruje dostawców w cały proces realizacji czynności na budowie. Pozwala to pozbyć się dodatkowej konieczności przesyłania, koordynowania i sprawdzania wszystkich działań nie tylko na budowie ale też w jej okolicy. Znaczna oszczędność czasu oraz uniknięcie kosztownych pomyłek. Wszystko to na jednej platformie.

Co najważniejsze w takim podejściu, jeśli sterujemy wszystkimi informacjami z jednego punktu i posiadamy wiedzę o obrocie zasobami na placu budowy to analizy finansowe stają się dużo łatwiejsze. Sprawdzenie poprawności ofert dostawców, realizacja procesu i kontrola kosztów zarówno materiałów zużywanych na budowie jak i urządzeń/maszyn dzierżawionych pozwala na dużo szybsze otrzymanie informacji o przekroczeniach zadeklarowanego potencjału danego elementu konstrukcyjnego. Można łatwiej realizować wszystkie procedury claim’ów praktycznie posiadając dane w sposób natychmiastowy.

Jesteśmy świadomi, że taka elastyczność wiąże się z pewnym czasem, który związany jest w konfiguracją systemu oraz zasileniem go danymi. Niemniej przez lata naszej działalności zdobyliśmy już na tyle doświadczenia i praktyki, iż wiemy jak poprowadzić taki proces wykorzystując te wszystkie informacje, które już na budowach są. Tutaj akurat przydaje się ten słynny Excel. Dane tak przygotowane stanowią automatyczne źródło danych i przyśpieszają znacznie rozpoczęcie prac. Potem już przestają być potrzebne.

Zalety:

• Tak jak Excel ale lepiej 🙂

• Nie mamy problemu z uszkodzeniem danych, wielodostępem, błędnym wprowadzeniem danych

• Dane wprowadza wielu użytkowników (nawet tych, którzy wcześniej nie wprowadzali danych do systemu) i wielu ma do tych danych dostęp

• Pełna historia i dostęp do danych w każdym miejscu

• Definiowalne mechanizmy obiegu informacji. Wiele modułów funkcjonalnych, które operują na tych danych (dostawy, montaże, kontrole, inspekcje)

Jeśli historia, którą opisaliśmy, chociaż trochę dotyczy Państwa sugerujemy aby przyglądnąć się naszym rozwiązaniom, zaprosić na spotkanie i spróbować znaleźć takie rozwiązanie, które pozwoli Państwu odzyskać kontrolę nad zasobami na budowie jednocześnie oszczędzając sobie kilku siwych włosów w każdym miesiącu pracy. Zapraszamy do kontaktu.