W AMAGE Systems skupiamy się na obszarze zarządzania zasobami w przemyśle. Czy to są urządzenia, maszyny, elementy zabudowane, elementy procesu technologicznego czy dane będące wynikiem zarządzania tymi zasobami zawsze osoby odpowiedzialne za zakład wymagają pełnej kontroli nad procesem eksploatacji. Funkcjonowanie zakładu musi być nieprzerwane i jak najmniej kosztować – czy to patrząc na koszty bezpośrednie czy też koszty wynikające z czasu pracy pracowników i podwykonawców.

Do czego wykorzystywany jest Excel

Czy to budowa czy zakład produkcyjny, to w każdym z tych miejsc, nie będziemy odkrywczy, króluje arkusz kalkulacyjny – czy to Microsoft(R) Excel(TM) czy coś innego (rzadko) ale praktycznie w każdym takim miejscu pojawia się takie narzędzie, setki kolumn, nierzadko setki taki plików które coś liczą, coś pokazują. Wynika to z tego, że bardzo często pracownicy w zakładzie muszą sobie jakoś radzić z zadaniami im przydzielonymi w zakresie utrzymania ruchu. Systemy ERP skupiają się na danych księgowych, finansach – tej twardej gotówce – wszystkie elementy zarządzające zasobami są dla nich tylko rozszerzeniem głównego celu biznesowego. To powoduje, że sprawdzają się w zarządzaniu finansowym ale nie bardzo pomagają pracownikom na pierwszej linii walki z tym, aby mieć pełną kontrolę. Dlatego arkusz kalkulacyjny. Coś jak baza danych, coś jak przelicznik i kalkulator.

Dlaczego Excel ?

Jeśli popatrzymy na działalność zakładów produkcyjnych to bardzo często firmy posiadają własny system klasy ERP. Pozwala on kontrolować aspekty finansowe przedsiębiorstwa i w tym jest doskonały. Może też posiadać dodatkowe moduły odpowiedzialne za zarządzanie utrzymaniem ruchu – niemniej zwykle wygląda to tak, że utrzymanie ruchu w tym systemie ma dostarczać dane do części finansowej. Co powoduje, że funkcje są nakierowane na właśnie aspekt finansowy (rozliczenia, raporty, koszty) a nie na aspekt operacyjny działania zespołów utrzymania ruchu. Dodatkowo, co wielokrotnie widzieliśmy, moduły te i dostęp do nich jest ograniczony – zwykle ze względu na aspekt kosztowy. Dostęp do modułów ma kadra zarządzająca. Co powoduje, że wprowadzanie danych, aktualizacja leży całkowicie na ich barkach. Dostęp mobilny, nie mówiąc o dostępie offline, jest również bardzo ograniczony. Jaki jest tego efekt ? Kierownicy dostają od pracowników informacje w formie dokumentów, wydruków, formularzy lub sławnych arkuszy Excel i zajmują się wprowadzaniem tych danych do systemu ERP.

Do czego jest używany w zakładzie przemysłowym ?

Dodatkowo powstaje mnóstwo dodatkowych arkuszy Excel, które stanowią inne źródło wiedzy dla pracowników i kadry zarządzającej. Od arkuszy wyposażenia, przez arkusze harmonogramów przeglądów aż do arkuszy zdarzeń serwisowych i analizy niezawodności. Wszystko to znajduje swój osobny arkusz. Pracownicy wprowadzają dane, wszystko wygląda pozytywnie. Do czasu. Takie rozwiązanie ma też swoje wady. Najważniejszą z nich jest retencja danych – arkusz jest dobry do momentu, gdy działa. Często słyszeliśmy o tym, że po roku wprowadzania danych do arkusza staje się on nieczytelny, dane przetwarzają się długo. Brakuje zapisów historycznych (kto, co kiedy wprowadził). Jeśli wiele osób pracuje nad jednym dokumentem to pojawiają się problemy z wielo-dostępem oraz potencjalnym uszkodzeniem danych. A co najważniejsze liczba takich arkuszy rośnie lawinowo, co po jakimś czasie powoduje problem ze spójnością danych.

Czy można inaczej i dlaczego AMAGE

Zwykle, a właściwie zawsze, podczas wdrożeń systemu AMAGE spotykamy się z arkuszami, które importujemy do systemu. W taki sposób przenosimy całą „wiedzę” zakładu z zachomikowanych arkuszy. Niekiedy wcale już nie używanych, ale zawierających istotne informacje katalogowe lub historyczne. Pozbywamy się tych arkuszy na rzecz rozwiązania, które je zastępuje ale też udostępnia szereg funkcji, które ułatwiają zarządzanie nimi. Bardzo często spotykamy się również z tym, że zarządzaniem arkuszem i jego aktualizacją (!) zajmuje się jedna osoba. To ona (koordynator obszaru, kierownik UR) jest odpowiedzialny nie tylko za utworzenie struktur i danych, ale też okresowe (codzienne, cotygodniowe) aktualizacje danych z wielu źródeł, od wielu osób. Wydaje nam się, że w erze coraz większej digitalizacji i zwiększania świadomości praktycznie każdego pracownika z codziennie używanej technologii (telefony, tablety) takie podejście jest co najmniej nieefektywne.

Zalety nowego rozwiązania – organizacyjne, finansowe, techniczne

System AMAGE stawia duży nacisk na dystrybucję wprowadzania danych. To już nie tylko kierownik/koordynator ma dostarczać dane. Dane dostarczają wszyscy operacyjni pracownicy zakładu. Pozwala to na szybszą aktualizację danych, szybszą ich dystrybucję i wykorzystanie. Pozwala to też na łatwiejsze koordynowanie prac i wizualizację ewentualnych problemów. Integracja z innymi systemami (ERP, DCS, dziedzinowe np. systemy wagowe, pomiarów chemicznych) ułatwiają i przyśpieszają prace.

Poprzez umożliwienie pracy na systemie za pomocą: telefonów, tabletów, kiosków internetowych ale również urządzeń pracujących w trybach offline (bez dostępu do sieci) takich jak terminale mobilne (handheld), tablety rugged o różnych rozmiarach, zwiększamy dostęp do informacji jak i źródło ich powstawania. Znika w tym przypadku podstawowa bariera arkusza – tylko jedna osoba edytuje oraz wprowadzamy dane dopiero po powrocie do biura. Tutaj pracujemy na bieżąco, dane wprowadzamy na bieżąco i na bieżąco korzystamy z nich.

Nie bez znaczenia w takim przypadku jest również możliwość automatyzacji procesu. Jeśli dane wprowadzane są na bieżąco system może automatyzować szereg czynności – przekazywać informacje, tworzyć powiązane zadania i czynności czy powiadamiać o np. ewentualnych brakach na magazynie. Wszystko to znacząco likwiduje problemy z arkuszami – tylko ciągły ich monitoring może przynieść efekt. Wprowadzenie odpowiedzialności za poszczególne obszary danych i rozproszenie ich wprowadzania do osób o największej wiedzy o nich, pozwala na sprawne zarządzanie wprowadzaniem informacji produkcyjnych i efektywną analizę ich w porównaniu z planem produkcji.

Jedną z wielu zalet systemu AMAGE i takiego podejścia jest również możliwość zaangażowania osób spoza organizacji. Proces przeglądów rocznych, prac kontrolnych i napraw może być delegowana do zewnętrznych podwykonawców, którzy wprowadzają dane również w trakcie realizacji swoich prac. To przy aktualnym trendzie dystansowania pracowników i osób zewnętrznych również ułatwia taką organizację prac. Wszystko to w spójnym systemie, który nie tylko likwiduje masę arkuszy Excel w zakładzie, ale też daje moc pracownikom.

Zalety:

• Tak jak Excel ale lepiej 🙂

• Nie mamy problemu z uszkodzeniem danych, wielodostępem, błędnym wprowadzeniem danych

• Dane wprowadza wielu użytkowników (nawet tych, którzy wcześniej nie wprowadzali danych do systemu) i wielu ma do tych danych dostęp

• Pełna historia i dostęp do danych w każdym miejscu

• Definiowalne mechanizmy obiegu informacji. Wiele modułów funkcjonalnych, które operują na tych danych (zdarzenia serwisowe, obchody, prace kontrolne, inspekcje)

Jeśli tematyka wydała się Państwu ciekawa zapraszamy do zapoznania się z naszymi rozwiązaniami z zakresu rozwiązań dla Zakładów Przemysłowych (https://www.amagesystems.pl/rozwiazania-zaklady-przemyslowe/), Energetyki Ekologicznej (https://www.amagesystems.pl/rozwiazania-spalarnie-energetyka/) oraz do kontaktu z nami: https://www.amagesystems.pl/zakup/#contact