Na co warto zwrócić szczególną uwagę podczas realizacji prac konstrukcyjnych i szukania miejsc, które mogą być lepiej zorganizowane, szybciej wykonane lub efektywniejsze kosztowo ? Skróty takie jak ERP, BIM zajmują coraz to więcej miejsca wokół budów, ale jest też jeden obszar który jest warty aby na nim się skupić. Zarządzanie zasobami, które według Construction Dive (https://www.constructiondive.com/spons/construction-asset-tracking-software-competitive-advantage-or-a-necessity/573629/) są drugim co do wielkości czynnikiem kosztowym (zaraz za płacami), to klucz do tej zagadki. Efektywne zarządzanie tym procesem jest wymagające i trudne.

Jednym z takim obszarów jest najem urządzeń drobnych. Bardzo często w trakcie realizacji jakiegoś projektu budowlanego mamy zestaw firm, które dostarczają nam urządzenia/maszyny. Za każdą z nich najemca ponosi odpowiedzialność, każdą z nich musi rozliczyć z dostawcą. Bardzo często urządzenie to przechodzi do obsługi przez podwykonawcę. Łańcuch osób jest znaczny a dodatkowo należy, będąc odpowiedzialnym za dany obszar na budowie, rozliczyć z każdym uczestnikiem. Nie jest w tym przypadku dziwne, iż powstają dodatkowe arkusze kalkulacyjne, które mają pomóc w tym zadaniu.

Rozwiązanie

Niemniej może jest jednak rozwiązanie tego w inny sposób. Idealnie by było, gdyby koordynator na budowie miał wszystkie informacje dostępne dla celów zarządczych, ale aby wykonanie czynności związanych z procesem najmu było przeniesione na użytkowników końcowych. To pozwoli na skupienie się na najistotniejszych czynnościach jednocześnie upłynniając przepływ informacji. Takim rozwiązaniem jest system AMAGE w obszarze urządzeń drobnych. Ułatwiamy te wszystkie czynności jednocześnie dostarczając istotnych informacji dla osób zarządzających procesem.

Dlaczego aplikacje dostawców nie zawsze są dobrym rozwiązaniem

Oczywiście, rynek nie znosi pustki i pojawiają się rozwiązania poszczególnych firm rentalowych, które pozwalają na najem urządzeń i ich zarządzanie. Niemniej mają one kilka istotnych ograniczeń. Należy mieć na uwadze, iż każde takie rozwiązanie najlepiej się sprawdza dla oferty danego dostawcy i nawet jeśli przewidziana jest możliwość dodania urządzeń innych dostawców, mechanizmy rozliczenia nie będą dzielone na nich. AMAGE pozwala zarządzać wszystkimi najmami w ramach jednego systemu i rozliczać poszczególnych dostawców z urządzeń, które były dostarczone tylko przez niego. Drugą zaletą jest integracja systemów informatycznych. Dla użytkownika korporacyjnego istotna jest nie tylko dostępność danych ale również płynna integracja z systemami autoryzacji (logowanie) oraz spójny system, który dostarczy dane dla wielu budów realizowanych równocześnie dając lepszy wgląd w wykorzystanie.

Warto pomyśleć o rozwiązaniu dedykowanym dla własnych celów zwłaszcza, że wersja Lite jest prosta do uruchomienia i umożliwia szybkie nadzorowanie obiegu urządzeń.

Obszar urządzeń drobnych w AMAGE

System AMAGE w zakresie urządzeń drobnych umożliwia prześledzenie pełnego obiegu informacji od momentu wystąpienia potrzeby najmu, poprzez zamówienie, kontakt dostawcy, realizację dostawy i sprawdzenia urządzenia na budowie oraz cały okres wewnętrznego najmu. Kierunek odwrotny tj. od momentu zażądania zamówienia zwrotu również jest obsługiwany. W ten sposób wszystkie informacje dotyczące przedmiotu najmu znajdują się w systemie. Pozwala to śledzić i wyliczać wszystkie koszty powiązane z najmem urządzeń, identyfikować źródła kosztów.

Rozliczenia i integracje

Niebagatelną zaletą jest również automatyzacja komunikacji pomiędzy zamawiającym a dostawcą urządzeń. Wszystkie urządzenia mogą być zamówione (przy akceptacji koordynatora budowy) bezpośrednio z systemu. Dostawca otrzymuje powiadomienia wraz z danymi niezbędnymi do realizacji dostawy. W dalszym kroku umożliwiamy wprowadzenie przez niego deklarowanych dostaw bezpośrednio w systemie automatyzując wszystkie kroki, które wykonywano wcześniej poprzez przesyłanie pomiędzy uczestnikami wiadomości mailowych. Sprawdzenie dostaw może być wykonane przez klienta lub w uproszczeniu przez przedstawiciela dostawcy. Generowane w tym przypadku dokumenty dostawy wraz z podpisami przekazywane są zarówno dla klienta jak i dostawcy. System rozpoczyna naliczanie najmu i dostarcza bieżących informacji o kosztach. Uwzględniane są w tych przypadkach definiowalne dla dostawcy dane rozliczeniowe takie jak zmienne koszty najmu uzależnione od długości najmu oraz wstrzymań naliczania (weekendy, okresy świąteczne itp.). Generowane raporty rozliczeniowe pozwalają w efektywny sposób panować nad rozliczeniami względem dostawcy jak i poszczególnych użytkowników końcowych (zespołów, brygad, podwykonawców).

Awarie i wymiany urządzeń

System umożliwia również opanowanie zakresu nieuniknionych w trakcie najmu awarii, czynności przeglądowych i usterek. Każdy użytkownik urządzenia, który jest jego aktualnym właścicielem ma możliwość zgłoszenia usterki, awarii która zostanie automatycznie przekazana do dostawcy w celu jej naprawy. Administrator ma możliwość określenia raportowanych zdarzeń, które wstrzymują naliczanie najmu w pełni kontrolując koszty najmów, które nie są poprawnie wykorzystywane. System usprawnia również nieuniknioną w tym przypadku wymianę sprzętu automatyzując cały proces wymiany urządzeń oraz rozliczenia szczegółowego najmu urządzeń zwracanych oraz nowo wymienionych. Co ważne, dane te powiązane są z poszczególnymi urządzeniami i mamy możliwość śledzenia historii wszystkich zdarzeń dla danego urządzenia w całym okresie wykorzystywania systemu AMAGE.

Pełna kontrolna nad najmem i kosztami

System pozwala na pełne śledzenie aktualnego właściciela wynajmowanego sprzętu z możliwością zmiany centrum kosztów w trakcie trwania najmu. Czynność ta wykonywana jest automatycznie przy udziale wszystkich osób uczestniczących w tym procesie (zdający urządzenie, nowy najemca oraz koordynator tego obszaru na budowie). Pozwala to na pełne śledzenie najmu i rozliczanie centrów kosztowych. Znika również problem z identyfikacją aktualnego użytkownika oraz znalezieniem urządzeń, z którym wcześniej bywał problem przez cały okres realizacji zadania.

Co zawiera wersja Lite i jak można szybko rozpocząć z nią pracę

Wersja AMAGE Lite jest uproszczoną wersją systemu, która posiada uproszczony zestaw funkcji i nie wymaga etapu wdrożenia systemu do pracy. Użytkownik może samodzielnie przygotować zestaw danych początkowych, określić użytkowników i monitorować obieg urządzeń wewnątrz przedsiębiorstwa. W każdym momencie system może być zaktualizowany do pełnej wersji systemu.

Co zyskujemy poprzez wybranie AMAGE Lite lub pełnego AMAGE

Podsumowując rozwiązania AMAGE pozwalają na sprawne zarządzanie obszarem najmu, dzierżawy czy to szalunków, czy urządzeń drobnych. Rozliczenia względem dostawców jak i podwykonawców pozwolą zidentyfikować przepływ materiałów i źródła kosztów. Wszystko to, w wersjach, które wspierają pracowników bezpośrednio na placu budowy. Przyśpieszamy działania, minimalizujemy czas niezbędny do wykonania tych czynności, co w przypadku aktualnej sytuacji organizacyjnej na budowach jest istotne.