Zarządzanie zasobami w kontekście prac budowlanych. Opisujemy możliwość wykorzystania systemu AMAGE w pełnym cyklu realizacji prac w kontekście prac konstrukcyjnych, wykonaniu i monitorowaniu procesu.

Zarządzanie zasobami na budowie

W przypadku realizacji projektów budowlanych zawsze istnieje presja czasu i pieniędzy. Harmonogramy prac nigdy nie są rozwleczone dając projektującym relaks spokojnej realizacji wszystkich zadań a wykonującym prace bezpośrednio na placu budowy komfort prac i wystarczający margines bezpieczeństwa. Terminy zawsze nas gonią i bardzo często nadrabiamy postęp prac, harmonogramy i zadania za pomocą pomysłowości. Wprowadzamy szybkie zmiany w organizacji i pracujemy nad polepszeniem komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu. Presja kosztowa również jest istotna. Obecny trend w kierunku przekazywania zespołom odpowiedzialnym za realizację prac dużej niezależności w podejmowaniu decyzji i sposobu realizacji daje potencjalny horyzont na wypracowanie większych zysków poprzez sprawną realizację wszystkich prac i wykonanie zadań przed terminem. To przenosi się jednoznacznie na wymierny efekt finansowy dla wszystkich pracowników.

Obydwie te presje – czas i pieniądze – stanowią jednocześnie ogromne wyzwanie biorąc pod uwagę zmienność zarówno otoczenia budowy jak i niespodziewane zmiany w procesie dostaw, realizacji oraz konieczności zmian projektowych. Normą jest rozwiązywanie tysiąca problemów codziennie czy to bezpośrednio na placu, czy w kontaktach z dostawcami, podwykonawcami i naszymi własnymi pracownikami.

Jak aktualnie radzi sobie budowa

Aby sobie z tym poradzić, budowa i jej otoczenie musi wypracować sensowne mechanizmy komunikacji. Tak, aby w jak najkrótszym czasie zareagować na potencjalne problemy. Bo problemy zawsze wystąpią. Jedynie szybkość i efektywność reakcji pozwoli na ograniczenie strat lub całkowite ich wyeliminowanie. Koordynatorzy poszczególnych obszarów radzą sobie w takim przypadku tak jak potrafią. Pomysłowość jest nieograniczona. Zwykle globalne systemy ERP obsługujące całe przedsiębiorstwo skupiają się na głównych rozliczeniach finansowo-rzeczowych. Wspierają obszar zamówień ale mogą być niewystarczające bezpośrednio na placu budowy. W tym przypadku pojawiają się dodatkowe narzędzia – czy to plannery zadań, czy wszędobylskie arkusze kalkulacyjne tak, aby w jakiś sposób zapanować na tym co się dzieje na budowie. Każdy jest zainteresowany postępem prac i szybkimi informacjami o tym „jak daleko jesteśmy”.

Czy system ERP jest wystarczający do tego typu zadań ?

Jak już wspomnieliśmy, główne/globalne systemy ERP dla firm budowlanych nie zawsze są w stanie śledzić cały obieg, nie tyle finansowy co rzeczowy na budowach. Częstym zwyczajem jest realizacja obszaru zakupowego i rozliczeniowego w takich systemach. Co pojawi się na budowie wpada już w koszty projektu. W kolejnych krokach to już od inwencji pracowników, wypracowanych narzędzi i informacji przekazywanych telefonicznie/mailowo zależy jakość informacji o rzeczywistym postępie. Biorąc pod uwagę to, że w procesie uczestniczą nie tylko nasi pracownicy, ale podwykonawcy i dostawcy, informacja może utykać w pewnych miejscach. Zwłaszcza, gdy jest to na rękę osobom raportującym. Kto nie pamięta przypadku, gdy podwykonawca raportuje pozytywny postęp prac, a w rzeczywistości prace na budowie nie wyglądają tak różowo. Dostawca informujący o planowanej realizacji dostawy nie zawsze dotrzymuje terminu i dostawa różni się od tego co zamówiliśmy.

Jakie obszary wymagają wsparcia

Kluczowy w takich przypadkach jest dostęp do szczegółowych informacji o realizowanych działaniach na budowie. Zaczynając od ogólnego wglądu w proces („jak daleko jesteśmy”) do możliwości wejścia w szczegóły tych informacji i prześledzeniu rzeczywistej ścieżki każdego zasobu. To tutaj istotna jest pomoc pracownikom i zarządzającym takimi realizacjami. Zwłaszcza dla projektów, gdzie wymagana jest szybka realizacja kontraktu i wiele zespołów musi być efektywnie koordynowanych. Nie ma wtedy czasu na kosztowne pomyłki, które jeśli się zdarzą mogą istotnie rzutować na terminowość wykonywanych prac. Fronty robót są udostępniane szybko, mają krótką ważność i realizacja zadań dokładnie w określonym czasie jest kluczowa.

Czy koordynatorzy obszarów i kierownicy budów mają jakieś alternatywy do arkuszy excel, wymiany danych za pomocą poczty elektronicznej i rozmów telefonicznych ? Czy da się tak zarządzać procesem, aby pomóc pracownikom liniowym dostarczając im precyzyjnej i aktualnej informacji a jednocześnie dostarczyć zarządzającym rzeczywistej informacji z placu budowy ?

Wydaje nam się, że TAK. Nasze rozwiązania, opracowywane i testowane w boju pozwalają na realne wsparcie tych procesów i odpowiadają twierdząco na te pytania.

Obszar prac konstrukcyjnych jest szerokim tematem. Nasze rozwiązania pozwalają na realizację kilku kluczowych procesów. Jednocześnie są na tyle modułowe, iż w zależności od organizacji mogą działać wspólnie lub być wykorzystywane w poszczególnych, wybranych, obszarach przy współudziale istniejących systemów ERP tak aby ułatwić realizację tych prac.

Najprościej przedstawić cały proces, który może obsługiwać system AMAGE, na rysunku. Przedstawiony model jest kompleksowy tj. zawiera procesy od momentu zamówienia do zakończenia prac montażowych/zwrotu urządzeń. Jednocześnie nie jest w 100% kompletny, gdyż dodatkowo możemy, mając wszystkie informacje powstałe w tych procesach, realizować prace utrzymaniowe takie jak weryfikacja uprawnień pracowników, inspekcji urządzeń i kontrole BHP. Niemniej te czynności, opisane w naszych rozwiązaniach z obszaru utrzymania ruchu, tam mają szersze zastosowanie i są tam omówione w szczegółach. Tutaj skupmy się na głównym procesie i jego trzech obszarach: materiałach, dystrybucji wewnętrznej oraz montażach/zabudowach. Każdy z tych obszarów warto omówić osobno. Dodatkiem do tego jest warstwa wymiany danych – czy to z systemami ERP, czy z systemami projektowymi lub systemami wsparcia prac typu BIM.

Kluczowe w naszym opisie jest skupienie się na obiegu zasobów (assets) na placu budowy. To nie jest tylko i wyłącznie zarządzanie zadaniami i ich postępem. W naszym przypadku główny nacisk kładziemy na sensownym zarządzaniem zasobami na budowie od momentu ich przyjazdu na plac budowy do momentu ich zabudowania lub zwrotu (jeśli mówimy o elementach dzierżawionych). Wszystko to, co powstaje w międzyczasie jest istotną informacją, którą dzielimy się zarówno z użytkownikami na placu budowy jak i z koordynatorami obszarów/kadrą zarządzającą.

Obszar materiałów

Obszar ten zajmuje się obiegiem materiałów od momentu zamówienia do przekazania go w dystrybucję wewnętrzną lub zwrotu do dostawcy (w przypadku elementów wynajmowanych). Procesy zamówień, powiązanych z nimi dostawami i zwrotami umożliwiają precyzyjne zamawianie elementów. Grupowanie listy materiałowej (BOQ – Bill of Quantity) w kontrakty, obiekty i elementy konstrukcyjne ułatwia zarządzanie i koordynację tych czynności. Dostawy/zwroty mogą być weryfikowane podczas dostawy z listą dostarczaną przez dostawcę. Za pomocą urządzeń mobilnych możemy przeprowadzić weryfikację ilościową i jakościową. Powiązane reklamacje automatycznie przesyłane są do dostawcy. Zwroty uwzględniają proces załadunku elementów z różnych obiektów/elementów konstrukcyjnych a następnie weryfikację transportu na magazynie dostawcy. Narzędziami wspierającymi te procesy są portale dostawcy - miejsca, w których dostawca integruje się z systemem wprowadzając i weryfikując własne działania. Integracje za pomocą poczty elektronicznej lub innych narzędzi integracyjnych pozwalają na szybsze połączenie i transfer informacji pomiędzy dostawcami a placem budowy.

Wszystkie te informacje stanowią źródło analityki na tym etapie. System generuje informacje rozliczeniowe dotyczące elementów lub urządzeń najmowanych od zewnętrznych dostawców. Specjalizowane narzędzia i funkcje dla obszaru szalunkowego/rusztowaniowego oraz najmu urządzeń drobnych pozwalają na szczegółowe rozliczenia w kontekście miesięcznym jak i porównanie kluczowych etapów takich procesów – od etapu ofertowania, przez projekty do realizacji zamówień/zwrotów. Rozliczenia stanów i historii zużyć elementów pozwalają na szybki i precyzyjny dostęp do rzeczywistych kosztów realizowanego procesu. Integracja z systemami ERP może być realizowana na dowolnym etapie tego obszaru zwiększając transparentność pracy budowy.

Obszar dystrybucji

Obszar dystrybucji obejmuje przekazywanie materiałów na obszarze budowy. Zawiera się w tym zarówno wydanie elementów konstrukcyjnych z magazynów, ale również dystrybucję urządzeń i maszyn wynajmowanych od zewnętrznych dostawców. Pierwszy obszar wspieramy przy pomocy narzędzi mobilnych oraz mocnej integracji z mechanizmami identyfikacji takimi jak kody kreskowe i identyfikatory zbliżeniowe. Pozwala to na szybkie i uproszczone wykonanie tych czynności. Wsparcie naszych narzędzi do pracy offline umożliwia wykonywanie tych czynności bez dostępu do sieci bezprzewodowej. Jest to na placach budowy dość częstym zjawiskiem. Infrastruktura w danym obszarze jest niewystarczająca lub pracujemy w takich warunkach gdzie ekranowanie (beton, stal) lub umiejscowienie magazynów (podziemne) powoduje zanik sieci bezprzewodowej. Na tym etapie mamy możliwość określenia zarówno centrów zużycia, osób i czynności dla których pobierane są materiały ale również możemy dla kluczowych elementów w kontekście montażu, wykorzystać znakowanie za pomocą unikalnych identyfikatorów. Pozwala to na śledzenie ścieżki montażu i wszystkich związanych z tym elementem procesami od momentu pobrania z magazynu do finalnych prac kontrolnych.

Elementy wynajmowane również znajdują swoje miejsce w tym obszarze. Powiązanie ich z podwykonawcami, sekcjami zespołów i poszczególnymi pracownikami umożliwia precyzyjne śledzenie ścieżki najmu, umożliwia to przekazywanie narzędzi i maszyn pomiędzy osobami z ciągłym śledzeniem centrów kosztów oraz ułatwia sprawną realizację procesu napraw, wymian i zwrotów urządzeń do dostawców. Materiały wydawane w tym procesie, ze względu na ich istotność oraz powiązanie z projektami mogą być w dalszy sposób monitorowane w obszarze montaży, który teraz omówimy.

Obszar montaży

Niektóre obszary prac budowlanych wymagają szczegółowego śledzenia czynności montażowych. Zwykle są to elementy wyposażenia danego budynku – zakładu przemysłowego lub innej tego typu konstrukcji. Elementy te wymagają montażu zgodnie z realizowanym projektem, zgodnie z wymaganiami branżowymi (np. prace elektryczne, prace związane z orurowaniem). System AMAGE wspiera zespoły w tym zakresie dostarczając narzędzi pozwalających nadzorować ten proces. Od momentu wydania elementów z magazynu, za pomocą definiowalnych szablonów nadzoru, system pozwala na precyzyjne określenie postępu realizowanych prac poprzez import całej struktury projektu – z podziałem na obszary, sekcje i systemy – możemy dokładnie informować o postępie prac na dowolnym ich etapie. Istotną zaletą jest możliwość pełnego sprzęgu z zespołami projektowymi, gdzie import danych do systemu AMAGE może być realizowany okresowo z inteligentną analizą danych i wskazywaniem różnic w projektach oraz realizowanych frontach robót. Ułatwia to wszelkie czynności rozliczeniowe i fakturowanie.

Dane montażowe raportowane są za pomocą urządzeń mobilnych, unikalnych identyfikatorów elementów w trybie online i offline. Za pomocą tych informacji koordynatorzy obszarów dostają szybką informację o postępach prac, planie i rzeczywistej realizacji jak i wydajności poszczególnych brygad. Pozwala to na bardzo efektywną koordynację prac, szybkie i proste rozliczenia zarówno na poziomie podwykonawców jak i rozliczeń z inwestorem/generalnym wykonawcą.

Dodatkiem do tych prac są moduły kart kontrolnych, analityki oraz dokumentacji. Poprzez identyfikację poszczególnych zasobów w systemie, potrafimy dostarczyć kontekstowej informacji np. o wybranym kablu. Przekształcamy tysiące stron dokumentacji (np. terminal strip plan) w informację dostępną od ręki dla wszystkich pracowników wyposażonych w podstawowy sprzęt mobilny. Karty kontrolne umożliwiają wdrożenie pracowników odpowiedzialnych za podłączenia urządzeń/maszyn/rurociągów do procesu kontrolnego. Definiowalne szablony takich prac pozwalają na przeprowadzenie ich w sposób całkowicie elektroniczny razem z dokumentacją zdjęciową. System poprzez procesy automatyzujące pozwala na usprawnienie realizacji tych czynności i nadzorowania procesu montaży. Wszystkie te informacje są dostępne na bieżąco dla osób odpowiedzialnych za realizację umożliwiając szybkie rozliczenia i raportowanie.

Wymiana danych

Co ważne przyjęty przez AMAGE Systems model wdrożeń pozwala na szybkie i elastyczne wdrażanie poszczególnych obszarów na bieżąco w trakcie realizacji inwestycji. Importery danych ze źródeł typu arkusze kalkulacyjne pozwalają na wprowadzenie danych historycznych już rozpoczętych budów. Integracja z systemami ERP ułatwia dalszą automatyzację prac co jest szczególnie istotne w przypadku projektów, dla których czas jest kluczowym czynnikiem decyzyjnym.

COVID-19 – jako dodatek do procedur DDM

W obecnej sytuacji epidemicznej na całym Świecie dodatkową zaletą takiego podejścia w digitalizacji procesów na placu budowy jest zwiększenie dystansowania poszczególnych zespołów i lepsza koordynacja realizowanych prac bez konieczności ciągłej obecności osób koordynujących. Digitalizacja tych procesów, zintensyfikowana przez COVID-19 i wszystkie konsekwencje tego zagrożenia, nabiera nowego tempa. System AMAGE jest do tego przygotowany i dostarcza pełnego zestawu zintegrowanych narzędzi dodatkowo wspierających zespoły zaangażowane bezpośrednio na placu budowy.

Jeśli zagadnienia, którą opisaliśmy, chociaż trochę dotyczą Państwa przedsiębiorstw sugerujemy aby przyglądnąć się naszym rozwiązaniom, zaprosić na spotkanie i spróbować znaleźć takie rozwiązanie, które pozwoli Państwu odzyskać kontrolę nad zasobami na budowie jednocześnie oszczędzając sobie kilku siwych włosów w każdym miesiącu pracy.

Zapraszamy do kontaktu !